Zerwanie umowy z winy kontrahenta – jak formalnie to zrobić i uniknąć kosztów? (Kompletny poradnik)

Zerwanie umowy to jedna z najczęstszych sytuacji w relacjach biznesowych i prywatnych. Opóźnienia w realizacji prac, brak zapłaty, wykonywanie usług niezgodnie z ustaleniami – to tylko kilka przykładów, kiedy druga strona rażąco narusza umowę. W takiej sytuacji wiele osób zastanawia się, jak legalnie i bez zbędnych kosztów zakończyć współpracę.

 

W tym artykule wyjaśniamy:

  • kiedy można zerwać umowę z winy kontrahenta,

  • jakie przepisy prawa mają zastosowanie,

  • jak krok po kroku przeprowadzić procedurę,

  • jak zabezpieczyć się przed roszczeniami drugiej strony,

  • oraz jak dochodzić odszkodowania.

     

 

 

Zerwanie umowy a odstąpienie i wypowiedzenie – podstawowe różnice

 

W języku potocznym „zerwanie umowy” oznacza po prostu zakończenie współpracy. Jednak z prawnego punktu widzenia mamy dwa różne mechanizmy:

 

Zerwanie umowy to jedna z najczęstszych sytuacji w relacjach biznesowych i prywatnych. Opóźnienia w realizacji prac, brak zapłaty, wykonywanie usług niezgodnie z ustaleniami – to tylko kilka przykładów, kiedy druga strona rażąco narusza umowę. W takiej sytuacji wiele osób zastanawia się, jak legalnie i bez zbędnych kosztów zakończyć współpracę.

W tym artykule wyjaśniamy:

  • kiedy można zerwać umowę z winy kontrahenta,

  • jakie przepisy prawa mają zastosowanie,

  • jak krok po kroku przeprowadzić procedurę,

  • jak zabezpieczyć się przed roszczeniami drugiej strony,

  • oraz jak dochodzić odszkodowania.

 

 

Zerwanie umowy a odstąpienie i wypowiedzenie – podstawowe różnice

 

W języku potocznym „zerwanie umowy” oznacza po prostu zakończenie współpracy. Jednak z prawnego punktu widzenia mamy dwa różne mechanizmy:

MechanizmKiedy stosujemy?Skutek
Odstąpienie od umowy (art. 491–494 k.c.) Gdy jedna ze stron rażąco narusza umowę lub opóźnia się z wykonaniem Umowa traktowana jest tak, jakby nigdy nie została zawarta; strony muszą zwrócić sobie świadczenia
Wypowiedzenie umowy Gdy umowa jest ciągła (np. najem, usługi) lub przewidziano to w jej treści Umowa przestaje obowiązywać od określonego momentu, ale wcześniejsze świadczenia zostają

 

Przykłady:

  • Umowa o dzieło → zazwyczaj stosuje się odstąpienie.

  • Umowa o stałe usługi księgowe → zazwyczaj wypowiedzenie.

 

 

Kiedy można zerwać umowę z winy kontrahenta?

 

Możesz to zrobić, gdy druga strona poważnie narusza obowiązki umowne, np.:

  • Nie płaci za wykonane prace,

  • Nie wykonuje swojego świadczenia,

  • Rażąco przekracza terminy,

  • Wykonuje swoją część wadliwie lub niezgodnie z projektem,

  • Odmawia współpracy lub utrudnia jej realizację.

Prawo daje mocne podstawy:

  • Art. 492 k.c. – odstąpienie od umowy z powodu zwłoki,

  • Art. 635 k.c. – przy umowie o dzieło, gdy wykonawca spóźnia się tak, że nie zdąży na czas,

  • Art. 636 k.c. – gdy prace wykonywane są wadliwie lub sprzecznie z umową,

  • Art. 491 k.c. – zasadnicze naruszenie zobowiązania przez kontrahenta.

 

 

Formalne kroki – jak zrobić to prawidłowo

 

 

KROK 1: Wezwanie kontrahenta do wykonania umowy

 

Zawsze najpierw wzywamy do poprawy lub zapłaty.
Inaczej kontrahent może twierdzić, że nie dałeś mu szansy.

Wzór sformułowania:

„Wzywam Państwa do wykonania umowy nr (…) z dnia (…) w terminie 7 dni od doręczenia niniejszego pisma, pod rygorem odstąpienia od umowy z winy Państwa jako kontrahenta.”

 

 

KROK 2: Udokumentowanie naruszeń

 

Zbieraj dowody:

  • e-maile,

  • protokoły odbioru,

  • zdjęcia,

  • korespondencję SMS,

  • nagrania ustaleń.

Im więcej, tym lepiej.

 

KROK 3: Oświadczenie o odstąpieniu/wypowiedzeniu

 

Pismo powinno zawierać:

  • datę i miejsce,

  • dane stron,

  • podstawę prawną,

  • konkretny powód,

  • termin wejścia w życie.

Pismo wysyłamy:

  • listem poleconym za potwierdzeniem odbioru,

  • albo przez ePUAP (firma/firma),

  • lub przez e-mail, jeśli umowa dopuszcza formę elektroniczną.

 

 

Jak uniknąć kosztów i roszczeń kontrahenta? (Kluczowe wskazówki)

 

  1. Nigdy nie przerywaj współpracy „z dnia na dzień” bez uzasadnienia.

  2. Zawsze zostaw czas na poprawę – to zabezpieczenie dowodowe.

  3. Podawaj konkretne naruszenia, nie ogólne zarzuty.

  4. Przechowuj każdy dokument, nawet drobną wiadomość e-mail.

  5. Jeśli umowa przewiduje kary umowne, wskaż, że zamierzasz je naliczyć.

 

 

Czy można żądać odszkodowania po zerwaniu umowy?

 

Tak. Jeśli kontrahent naruszył umowę, masz prawo domagać się:

  • Zwrotu zaliczek, jeśli świadczenie nie zostało wykonane,

  • Kary umownej, jeśli było to zapisane w umowie,

  • Odszkodowania (art. 471 k.c.) za realne straty,

  • A czasem także zadośćuczynienia (np. za naruszenie dóbr osobistych w relacjach biznesowych).

 

 

Najczęstsze błędy popełniane przy zrywaniu umowy

 

BłądSkutek
Zerwanie umowy bez wcześniejszego wezwania Kontrahent może skutecznie kwestionować odstąpienie
Brak dokumentacji Trudniej udowodnić winę drugiej strony
Niepowołanie się na podstawę prawną Ryzyko sporu i roszczeń
Ustne „zerwanie” Brak dowodu → przegrana w sądzie

 

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

 

Czy mogę zerwać umowę e-mailem?

Tak – jeśli umowa nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

 

Co jeśli kontrahent twierdzi, że to ja naruszam umowę?

Trzeba oprzeć się na dowodach i precyzyjnych zapisach umowy.

 

Czy zerwanie umowy wpływa na VAT i rozliczenia księgowe?

Tak, ale zależy od typu umowy i etapu realizacji – warto skonsultować z księgowym.

 

 

Podsumowanie

 

Zerwanie umowy z winy kontrahenta jest możliwe, ale wymaga:

  • prawidłowego trybu (wezwanie → dokumentacja → oświadczenie),

  • precyzyjnego uzasadnienia,

  • pilnowania formy i dowodów.

Dzięki temu można nie tylko uniknąć kosztów, ale również dochodzić odszkodowania.

 

 

Potrzebujesz pomocy w zerwaniu umowy lub negocjacjach?

 

Jeśli chcesz, możemy pomóc:

  • przygotować profesjonalne wezwanie,

  • sporządzić oświadczenie o odstąpieniu,

  • lub poprowadzić negocjacje/mediację z kontrahentem.

Napisz, jaka to umowa (np. budowlana, o dzieło, usługi, najem) – chętnie pomożemy.