Wezwanie do zapłaty – co powinno zawierać i jak je poprawnie wysłać?

Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to jeden z najważniejszych dokumentów w procesie windykacji należności. Dobrze sporządzone nie tylko zwiększa szanse na szybkie odzyskanie długu, ale może też stanowić istotny dowód w sądzie, jeśli sprawa trafi na wokandę. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest wezwanie do zapłaty, co powinno zawierać oraz jak i kiedy je wysłać.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo skierowane do dłużnika, w którym wierzyciel domaga się uregulowania zaległej płatności w określonym terminie. To pierwszy formalny krok na drodze dochodzenia należności, często podejmowany przed skierowaniem sprawy do sądu.

Kiedy warto je wystosować?

Wezwanie do zapłaty wysyła się zazwyczaj, gdy:

• minął termin płatności faktury lub innego zobowiązania,
• dłużnik nie reaguje na wcześniejsze, nieformalne próby kontaktu,
• wierzyciel chce udokumentować próbę polubownego załatwienia sprawy.

W niektórych przypadkach wezwanie do zapłaty jest wymagane przepisami prawa, np. przed wniesieniem pozwu o zapłatę lub rozpoczęciem postępowania egzekucyjnego.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Dobrze przygotowane wezwanie do zapłaty powinno być rzeczowe, przejrzyste i zawierać wszystkie kluczowe informacje. Należą do nich:

Dane wierzyciela i dłużnika
Imię, nazwisko lub nazwa firmy, adresy, numery NIP/REGON (jeśli dotyczy).

Podstawa roszczenia
Opis, czego dotyczy zobowiązanie (np. faktura nr X z dnia Y, umowa, zamówienie itd.).

Kwota zadłużenia
Dokładna wysokość długu, wraz z ewentualnymi odsetkami (i ich podstawą prawną).

Termin zapłaty
Wyraźnie określony czas, do kiedy należność ma zostać uregulowana (np. „w terminie 7 dni od daty doręczenia niniejszego pisma”).

Numer rachunku bankowego i forma płatności
Informacja, gdzie i jak należy uiścić należność.

Konsekwencje braku zapłaty
Np. skierowanie sprawy do sądu, naliczenie dalszych odsetek, przekazanie sprawy do windykacji lub komornika.

Podpis i data
Pismo powinno być podpisane i opatrzone datą sporządzenia.

Forma i sposób doręczenia wezwania

Aby wezwanie do zapłaty wywołało skutki prawne i mogło być dowodem w sprawie, należy zadbać o jego prawidłowe doręczenie. Zalecane sposoby to:

• List polecony za potwierdzeniem odbioru – daje potwierdzenie daty doręczenia lub próby doręczenia.
• E-mail (z potwierdzeniem odbioru) – dopuszczalny, zwłaszcza w relacjach biznesowych, choć mniej bezpieczny dowodowo.
• Osobiste doręczenie z podpisem odbioru – dobre rozwiązanie w relacjach lokalnych lub wewnętrznych.

Wzór wezwania do zapłaty

Chcesz mieć pewność, że Twoje wezwanie do zapłaty spełnia wszystkie wymogi? Skontaktuj się z naszą kancelarią – przygotujemy profesjonalny dokument dostosowany do Twojej sytuacji i zabezpieczymy Twój interes prawny.

Podsumowanie

Wezwanie do zapłaty to prosty, ale niezwykle skuteczny instrument w odzyskiwaniu należności. Jego prawidłowe sporządzenie i doręczenie może znacznie przyspieszyć proces windykacyjny, a nawet skłonić dłużnika do zapłaty bez konieczności wszczynania postępowania sądowego.

Masz problem z nierzetelnym kontrahentem? Potrzebujesz pomocy przy windykacji należności? Skontaktuj się z nami – zapewnimy Ci kompleksowe wsparcie prawne.